Wat is een CMS?

Een content management systeem (CMS) automatiseert een deel van het content management proces.

In een volwaardig CMS zijn inhoud (content), vormgeving, context en structuur van elkaar gescheiden.

Inhoud – Met behulp van een editor in het CMS kan content worden aangemaakt en beheerd.

Vormgeving – De lay-out is voor een groot deel vastgelegd in sjablonen (templates). Het CMS zorgt ervoor dat content in de juiste vormgeving wordt gepubliceerd.

Context – Een CMS helpt de content te verrijken met extra context (metadata) om het beter vindbaar en herbruikbaar te maken.

Structuur – Een CMS dat rekening houdt met de structuur van content, kan helpen om contentelementen daar te plaatsen waar het relevant en passend is.

Voordelen CMS

Het gebruik van een content management systeem (CMS) biedt veel voordelen:

Actualiteit – De actualiteit van een website of een intranet wordt door het gebruik van een CMS verhoogd doordat iedere daartoe geautoriseerde medewerker eenvoudig en snel een bijdrage kan plaatsen. Verouderde content of overbodige informatie kan automatisch worden verwijderd.

Consistentie – Het gebruik van een CMS zorgt ervoor dat een website consistenter wordt. Dit komt doordat de structuur en de vormgeving van de webomgeving grotendeels vastliggen. Redacteuren kunnen niet zo maar de vormgeving aanpassen.

Personalisatie - Met behulp van een content management systeem kan een website eenvoudig worden gepersonaliseerd. Een bezoeker geeft voorkeuren aan op de site en vervolgens worden voortaan alleen de voor die bezoeker interessante zaken getoond.

Nadelen CMS

Kostbaar - Zowel de aanschaf als de implementatie van een content management systeem is vaak kostbaar. Het is daarom belangrijk dat de juiste keuze wordt gemaakt bij de aanschaf ervan. Vóór de aanschaf van een systeem moeten de wensen van alle betrokkenen worden vergeleken met de mogelijkheden en de kosten van verschillende systemen. Het is van uiterst belang dat de juiste eisen (requirements) boven tafel komen. Neem daar de tijd voor.

Nieuwe manier van werken - Vaak gaat het gebruik van een CMS gepaard aan een verandering in werkwijze van medewerkers. Als dit niet goed van tevoren duidelijk is gemaakt, kan dit leiden tot weerstand bij gebruikers. Veel CMS-projecten mislukken omdat de uiteindelijke gebruikers zich verzetten tegen het systeem. Laat de gebruikers van het systeem bepalen met welk systeem zij willen werken en laat hen zelf de verantwoordelijkheid nemen voor het inrichten van de nieuwe werkwijze.

Gebruikersonvriendelijk - Een aantal CMS-en zijn nog steeds gebruikersonvriendelijk als het gaat om de editor, het beheer van afbeeldingen,  het zelf aanpassen van de sitestructuur en de vormgeving. Let hierop bij de aanschaf.

Meer wensen - Al vrij snel na de eerste implementatie komen de eerste nieuwe wensen boven tafel.  Als het CMS hierop moet worden aangepast, kan dit leiden tot heel wat onvoorziene kosten. Het is dus van belang om al bij de selectie rekening te houden met de schaalbaarheid van het systeem. En reserveer ook budget voor de jaren ná de implementatie van het systeem om teleurstellingen te voorkomen.

HartmanGIDS – hét instrument bij toolselecties

Erik Hartman Communicatie biedt een overzicht van tools voor web content management (WCM), enterprise content management (ECM), search, analytics en collaboration

Bekijk het overzicht van CMS’en