In de rubriek ‘Veelgestelde vragen’ beantwoorden wij vragen van onze lezers. Van een van onze lezers kregen wij de volgende vragen over ECM.

Wat is ECM?

ECM = De technologie, tools en methodieken voor het plannen, ontwikkelen, beheren, distribueren , behouden en evalueren van content binnen de gehele organisatie.

Wanneer is ECM relevant voor mijn organisatie?

ECM wordt relevant voor een organisatie als er sprake is van de noodzaak om minstens twee verschillende vormen van content (denk aan documenten, e-mails, webcontent, digitale records, etc.) optimaal te beheren en te distribueren. Met andere woorden: als het discipline- en tooloverschrijdend wordt. Een voorbeeld is het aanbieden van dynamisch aangeboden relevante documenten en e-mails op een intranetpagina, waarbij een document management systeem (DMS) een e-mail management systeem en een web content management systeem (CMS) aan elkaar worden gekoppeld.

Welke keuzes moeten bedrijven in dat geval maken?

Bij elk ECM-project moeten in elk geval de volgende knopen worden doorgehakt:

• Welke processen gaan we ondersteunen?
• Welke metadata gaan we vragen aan de gebruikers?
• Welke standaarden en architectuur gaan we inzetten om enterprise content te delen?
• Welke gebruikersinterface gaan we aanbieden?
• Welke architectuur gaan we inzetten?

Kies voor de meest relevante bedrijfsprocessen die met ECM moeten worden gefaciliteerd, niet voor alle processen. Kies een metadataset die rijk genoeg is om content te (her)gebruiken, maar die gebruikers niet laat afhaken bij het classificeren. Kies voor open(!) standaarden voor het uitwisselen van content tussen de systemen. Kies voor een architectuur waarbij de tools en onderliggende repositories blijven gehandhaafd en waarbij de content bijvoorbeeld via web services worden gedeeld. Kies voor een gebruiksvriendelijke interface die aansluit op de bestaande werkomgeving van de gebruikers.

Wat is daar moeilijk aan? Hoe kan een adviseur daarbij helpen?

Interoperabiliteit (= het vrij kunnen uitwisselen van informatie) en aansluiting op de bedrijfsprocessen (BPM) zijn de grootste uitdagingen in ECM. Een adviseur kan advies geven over hoe de systemen, processen en ‘taal’ optimaal op elkaar kunnen worden afgestemd om het uiteindelijke doel te bereiken. Een goede adviseur helpt ook om het bedrijfsdoel goed in de gaten te houden bij elke projectbelissing.

Een adviseur kan ook helpen om de klant te behoeden voor de bekende valkuilen die 70% van de ECM-projecten doet mislukken: de gebruikers zijn te weinig betrokken, de scope van het project is te groot, de toolkeuze is al gemaakt voordat de requirements zijn opgesteld, de organisatie- en projectdoelstellingen zijn onvoldoende helder.

No related posts.